구글 시트+AI 활용 챌린지 2회차

구글 시트 및 엑셀에서 웹 데이터를 호출하는 임포트(IMPORT) 함수 기능이 변경될 예정입니다. 오빠두엑셀은 이로 인해 수업 과정 및 커리큘럼을 변경하게 되었다고 밝혔습니다.

지난주에 다룬 주문내역표 금액 계산 함수 자동 완성 사용법을 복습했습니다. 또한 서식 복사 단축키(Ctrl+Alt+V) 활용법과 데이터 유효성 검사를 통한 색상 지정 방식을 다시 한번 확인했습니다.

VLOOKUP 함수를 모르더라도 구글 시트의 자동 완성 기능을 활용하여 제품명을 불러올 수 있다고 설명했습니다. 몇 가지 패턴만 입력하면 구글 시트가 알아서 함수를 만들어 준다고 소개하며, 수식 표시 기능을 통해 이러한 자동 입력 방식을 활용할 수 있음을 강조했습니다.

직원 추가 및 퇴사 시 담당자 목록을 매번 수동으로 변경해야 하는 비효율성을 지적하며, 데이터 드롭다운 범위를 유연하게 설정하는 방법을 소개했습니다. 목록 범위를 '열린 범위'(예: C2:C)로 지정하여 데이터가 자동으로 업데이트되도록 관리 효율성을 높일 수 있다고 설명했습니다.

구글 시트의 데이터 확인 기능이 단순히 목록 선택에 그치지 않음을 보여주기 위해 다중 선택 드롭다운 기능을 소개했습니다. 데이터 확인 규칙 설정에서 다중 선택 기능을 활성화하여 여러 항목을 동시에 선택할 수 있으며, 이를 통해 색상 기반으로 업무 누락을 방지하고 관리 체계를 구축할 수 있다고 설명했습니다.

공유된 구글 시트에서 필터를 직접 사용하면 다른 작업자의 화면까지 동기화되어 문제가 발생할 수 있다고 경고했습니다. 대신 '필터 뷰' 기능을 사용하면 각 작업자 개인의 보기 상태가 독립적으로 저장되어 공유 문서 작업 시 충돌을 방지할 수 있다고 설명했습니다.

데이터에서 특정 조건(예: '접수 중' 상태)을 만족하는 항목의 행 전체를 색상으로 강조하는 자동화 서식 생성 방법을 시연했습니다. 맞춤 수식을 활용하고 열 고정($) 기호를 사용하여 조건이 만족될 때마다 전체 행에 자동으로 서식이 적용되도록 설정할 수 있음을 설명했습니다. 이 기능을 통해 중요한 데이터를 한눈에 파악하고 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

간단한 작업의 경우 매번 AI에게 요청하고 답변받는 과정이 오히려 비효율적일 수 있음을 지적했습니다. AI에 지나치게 의존하기보다는 기본적인 함수와 자동화 원리를 이해하는 것이 더 중요하다고 강조했습니다. 이는 사용자가 직접 문제 해결 능력을 키우는 데 중점을 둬야 함을 의미합니다.

ARRAYFORMULA 함수를 사용하여 전체 범위를 한 번에 계산하고 데이터를 자동으로 업데이트하는 방법을 소개했습니다. 단축키(Ctrl+Shift+Enter)로 배열 수식을 쉽게 생성할 수 있으며, '열린 범위'(예: C3:C)를 설정하여 데이터가 추가될 때마다 실시간으로 수식이 적용되도록 할 수 있다고 설명했습니다. 이를 통해 반복적인 수식 입력 작업을 줄일 수 있습니다.

배열 수식 사용 시 계산 결과가 0으로 표시되는 문제를 해결하는 방법을 제시했습니다. IF 함수와 결합하여 값이 0일 경우 빈칸으로 처리하도록 설정하면, 데이터 분석 시 불필요한 0값 노출을 방지하여 시트를 더욱 깔끔하게 관리할 수 있다고 설명했습니다.

배열 수식(Array formula)이 작성된 범위에 추가 데이터가 있을 경우, 데이터가 덮어쓰여 스프레드시트에서 배열 결과가 제대로 펼쳐지지 않는 오류가 발생할 수 있다고 설명했습니다. 이 오류는 해당 공간의 값을 삭제하여 배열 수식이 데이터를 펼칠 공간을 확보함으로써 해결할 수 있습니다.

함수의 인수(argument)를 단순히 암기하는 것보다는 '이 함수를 왜 쓰는가' 즉, 함수의 사용 목적을 이해하는 것이 더 중요하다고 강조했습니다. 목적을 알면 함수를 외우지 않더라도 쉽게 활용할 수 있어 학습 부담을 줄일 수 있다고 설명했습니다. 이는 실질적인 문제 해결 능력 향상에 초점을 맞춘 접근 방식입니다.

VLOOKUP 함수를 사용하여 여러 필드의 값을 한 번에 불러오는 방법을 시연했습니다. 필드 번호를 중괄호({})로 묶어 배열로 입력하고, 이를 ARRAYFORMULA 함수와 조합하면 여러 열의 값을 동시에 출력할 수 있다고 설명했습니다. 이 방법은 복잡한 수식을 일일이 수정하지 않아도 되어 자동화 효율을 극대화할 수 있습니다.

데이터 확인(드롭다운) 목록에 거래처를 직접 입력하는 것이 비효율적임을 지적하며, UNIQUE 함수를 사용한 자동화 방법을 소개했습니다. UNIQUE 함수로 데이터 범위에서 고유값만을 추출하여 거래처 목록을 생성하면, 데이터가 추가될 때마다 목록이 자동으로 업데이트되어 관리 수고를 줄일 수 있습니다.

목록에 없는 값을 입력했을 때 데이터 입력 거부 대신 '경고 표시'를 활용하는 설정법을 안내했습니다. 입력 거부 설정을 사용하면 데이터 추가에 제약이 생길 수 있으므로, 경고 표시로 설정하여 데이터 입력의 유연성을 확보하면서도 오류를 인지할 수 있도록 하는 방법입니다.

데이터 무결성을 확보하기 위해 특정 거래처 정보가 변경되는 것을 방지하는 입력 제한 방법을 제시했습니다. 데이터 유효성 검사 규칙 옵션을 활용하여 목록을 고정시키면, 의도치 않은 수정이나 오입력을 원천적으로 막을 수 있다고 설명했습니다. 이는 중요한 데이터의 정확성을 유지하는 데 유용합니다.

SUMIF 함수를 배열 수식으로 변환하여 실시간으로 합계를 계산하는 자동 보고서 작성 방법을 시연했습니다. SUMIF 조건을 특정 셀(J2)에 국한하지 않고 J열 전체를 보게 설정한 후, 컨트롤+시프트+엔터를 눌러 배열 함수로 적용하는 방식입니다. 이를 통해 데이터가 변경될 때마다 보고서가 자동으로 업데이트됩니다.

쿼리 함수는 구글 시트에서 매우 중요한 기능으로, 데이터베이스 관리 언어(SQL) 기반이라고 강조했습니다. 쿼리 함수를 잘 활용하면 구글 시트의 고수가 될 수 있으며, 핵심 문법 6가지(SELECT, WHERE, ORDER BY, LIMIT, GROUP BY, PIVOT)만 알면 된다고 설명했습니다. 이 함수들을 통해 복잡한 데이터 분석 및 보고서 작성을 효율적으로 수행할 수 있습니다.

원래 계획했던 AI를 활용한 함수 생성은 시간 관계상 다음 주로 연기하고, 구글 시트와 카카오톡 연동 자동화 실습을 진행했습니다. 누구나 무료로 매분 자동 메시지를 발송할 수 있는 이 기능을 통해 실생활에 적용 가능한 자동화 사례를 보여주었습니다.

카카오톡 자동 알림 발송을 위한 카카오 개발자 도구 설정 방법을 안내했습니다. 플랫폼 키 메뉴에서 REST API 키를 발급받고 관리하는 주의사항을 설명했습니다. 또한 리다이렉트 URL(localhost:3000)을 등록하고 카카오 로그인 및 접근 권한을 설정하는 과정을 상세히 다루었습니다.

인증 URL을 통해 인가 코드(Authorization Code)를 추출하고 카카오톡 연동을 완료하는 과정을 시연했습니다. 인증 후 나타나는 오류 페이지의 URL에서 임시 코드를 복사하여 사용하는 방법과, 인가 코드 입력 후 테스트 메시지 발송을 진행하는 절차를 설명했습니다. 오류 발생 시 권한 설정 창을 다시 확인하고 재시도할 것을 안내했습니다.

구글 시트 트리거를 통한 클라우드 자동화 서비스에는 하루 90분이라는 실행 한도가 있다고 설명했습니다. 트리거 한 번 실행에 약 2초가 소요되므로, 일반적인 용도로는 사실상 무제한에 가깝게 사용할 수 있다고 덧붙였습니다. 이는 대부분의 자동화 작업에 충분한 시간임을 강조했습니다.

카카오톡 자동 알림은 '나에게 보내는 알림'은 무료로 이용 가능하지만, 다른 사람에게 발송하려면 유료 서비스 전환 및 사업자 등록이 필수라고 설명했습니다. 타인에게 알림을 보내기 위해서는 알림톡 템플릿을 등록하고 전문 서비스 업체를 통해 발송해야 한다는 점을 강조했습니다. 이는 무료 서비스의 한계를 명확히 보여주는 부분입니다.