왕초보도 할 수 있다: 구글 시트와 AI 활용 자동화 챌린지 1회차

강사는 이번 챌린지를 준비하면서 스스로도 많은 공부를 했다고 밝혔다. 그는 주로 꾸준히 참여하는 구독자들이 많아, 기초적인 내용을 다룰 때 자칫 지루함을 느낄까 하는 고민이 있었다고 설명했다. 이번 챌린지는 이러한 고민을 바탕으로 참가자들이 흥미를 잃지 않으면서도 실질적인 지식을 얻을 수 있도록 구성되었다.

참가자들은 이 시스템을 통해 클릭만으로 좌석을 지정하고 예약 메일을 발송하며, 이후 처리 과정까지 자동화할 수 있게 된다. 강사는 이러한 시스템 구축이 생각보다 어렵지 않다고 강조하며 참가자들의 기대감을 높였다.

챌린지 참여자들에게는 다양한 혜택이 제공된다. 3주 동안 모든 회차에 출석할 경우 카카오톡 커피 기프티콘이 100% 증정된다. 또한, 챌린지에 열심히 참여한 우수 참여자 3명에게는 네이버 페이 상품권이 추첨을 통해 지급된다. 이와 함께 복습을 위한 '한 줄 기록 미션'이 주어져 학습 효과를 높이도록 독려한다.

기본 지식 없이 AI만을 의존하는 방식은 오히려 생산성 저하로 이어질 수 있다는 지적이다. 단순 계산기 예시를 들어 기본기의 필요성을 역설하며, AI가 생성한 결과물을 이해하고 수정할 수 있는 능력을 갖추기 위해서는 기본 학습이 필수적이라고 밝혔다.

강사는 AI가 복잡한 작업을 대신해줄 수 있지만, 그 결과물의 오류를 발견하거나 수정하는 것은 사용자의 기본기에 달려 있다고 설명했다. 이는 마치 전문가용 도구를 사용하더라도 기본적인 사용법을 모르면 제대로 된 결과물을 얻기 어려운 것과 같다고 비유했다.

또한, AI의 답변은 주어진 질문에만 국한되므로, 사용자가 문제의 본질을 이해하고 정확한 질문을 던지기 위해서는 해당 분야의 기본 지식이 선행되어야 한다고 언급했다. 이러한 관점에서 엑셀과 구글 시트의 기본기는 AI 활용 능력을 극대화하기 위한 초석이 된다는 점을 강조했다.

결론적으로 AI 시대에 경쟁력을 갖추기 위해서는 AI 기술 습득과 더불어 그 기반이 되는 핵심 도구의 기본기를 탄탄히 다지는 것이 중요하다고 역설했다. 이는 단순히 AI에 작업을 맡기는 것을 넘어, AI와 효과적으로 협업하기 위한 필수 조건이라는 의미다.

강사는 이러한 문제 해결을 위해 중요 문서함 내에 별도 폴더를 생성하고, 파일을 만든 직후 '이동' 버튼을 활용하여 해당 폴더로 옮기는 방법을 제안했다. 이 방식을 통해 구글 드라이브를 더욱 체계적으로 관리하고 필요한 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 돕는다.

기존의 방식은 파일들이 생성되는 즉시 '내 드라이브' 최상위 폴더에 쌓여 시간이 지날수록 원하는 파일을 찾기 어렵게 만드는 단점이 있었다. 특히 협업이 많은 환경에서는 여러 사람이 생성한 파일들이 뒤섞여 혼란을 가중시킬 수 있다고 설명했다.

새로운 파일 관리 방법은 파일 생성 시점부터 체계적인 정리를 유도하여, 사용자에게 깔끔하고 효율적인 작업 환경을 제공한다. 이는 구글 드라이브의 장점인 클라우드 기반의 접근성을 유지하면서도, 데이터 관리에 대한 사용자 편의성을 크게 향상시키는 방안으로 제시되었다.

이 기능은 파일 내의 어떤 셀이 누구에 의해 언제 변경되었는지 상세하게 기록하기 때문에, 협업 시 데이터 무단 수정을 방지하고 책임 소재를 명확히 할 수 있다. 강사는 데이터를 공유하고 협업할 때 이러한 기록이 남는다는 점을 인지하고 주의해서 작업해야 한다고 당부했다.

이 기능을 활용하면 구글 시트를 웹 브라우저 창을 거치지 않고 마치 독립적인 엑셀 프로그램처럼 실행할 수 있다. 강사는 구글 시트를 자주 사용하는 사용자들에게 이 기능을 적극 활용하여 작업 편의성을 높일 것을 추천했다.

기존에는 구글 시트를 사용하려면 항상 웹 브라우저를 열고 해당 시트로 이동해야 하는 번거로움이 있었다. 이는 여러 시트 파일을 동시에 열어두거나, 다른 웹 작업을 하면서 시트 작업을 할 때 혼란을 야기할 수 있었다.

앱 설치 기능을 통해 구글 시트를 독립적인 창에서 실행함으로써, 사용자는 더욱 집중적인 작업 환경을 구축할 수 있다. 이는 특히 구글 시트의 사용 빈도가 높은 직무에서 작업 효율성을 크게 향상시킬 수 있는 유용한 팁으로 제시되었다.

강사는 A1:B와 같이 열 이름을 지정하는 방식을 사용하면, 데이터가 계속해서 쌓이더라도 마지막 행까지 자동으로 참조된다고 설명했다. 이 방법은 데이터가 동적으로 추가되는 환경에서 수동으로 범위를 수정할 필요 없이 항상 최신 데이터를 반영할 수 있게 한다.

구글 시트에서 화면 배율을 조정할 때 컨트롤+휠 방식을 사용하면 메뉴 크기까지 함께 변경되어 불편함이 있었다. 강사는 이러한 불편함을 해소하기 위해 메뉴는 고정한 상태로 화면 줌만 조정하는 단축키 'Alt+V+Z'를 소개했다. 이 단축키를 활용하면 사용자들은 필요한 부분만 확대하거나 축소하여 작업 효율성을 높일 수 있다.

일반적인 확대/축소 기능은 화면 전체의 크기를 조절하기 때문에, 메뉴 바나 사이드 패널 등 고정되어야 할 영역까지 함께 커지거나 작아져 사용성이 떨어지는 경우가 많았다.

'Alt+V+Z' 단축키는 이러한 문제를 해결하여, 문서 내용에만 집중할 수 있는 환경을 제공한다. 특히 복잡한 데이터를 다루거나 작은 글씨를 확인해야 할 때 유용하며, 구글 시트의 가독성을 높이는 데 크게 기여한다.

전체 행을 선택하려면 'Shift+Space'를, 전체 열을 선택하려면 'Ctrl+Space'를 누르면 된다. 또한, 선택된 행이나 열을 추가할 때는 'Ctrl+Alt+더하기(+)', 삭제할 때는 'Ctrl+Alt+빼기(-)'를 사용한다. 이 단축키들은 복잡한 데이터 작업 시 시간 단축에 크게 기여한다.

구글 시트에는 우리나라에서 일반적으로 사용하는 'yyyy-mm-dd' 형태의 날짜 서식이 기본으로 제공되지 않는다는 점이 지적되었다. 강사는 이 서식을 사용하기 위해서는 '맞춤 숫자 형식' 기능을 통해 직접 추가해야 한다고 설명했다. 'yyyy-mm-dd (aa)'와 같은 맞춤 서식을 사용하면 날짜뿐만 아니라 요일까지 함께 표시할 수 있어 데이터 가독성을 높일 수 있다.

대부분의 국내 사용자들은 날짜 정보를 접할 때 연-월-일 순서에 익숙하기 때문에, 구글 시트의 기본 서식으로는 불편함을 느낄 수 있다. 이로 인해 데이터를 공유하거나 보고서를 작성할 때 서식을 매번 변경해야 하는 번거로움이 발생할 수 있었다.

맞춤 서식 기능을 활용하면 이러한 불편함을 해소하고, 국내 환경에 최적화된 날짜 형식을 영구적으로 사용할 수 있다. 이는 특히 날짜 데이터가 중요한 비즈니스 환경에서 데이터의 정확성과 일관성을 유지하는 데 도움이 된다.

수식 작성 시 셀을 고정하는 '절대 참조'의 중요성이 강조되었다. 특히 비율 계산과 같이 특정 셀의 값을 기준으로 다른 값들을 계산해야 할 때, 기준이 되는 합계 셀을 'F4' 키를 눌러 절대 참조(달러 기호)로 고정해야 한다. 강사는 AI가 작성한 수식이 제대로 작동하지 않는 주요 원인 중 하나가 바로 이 달러 기호 위치 오류라고 설명하며, 수식의 가로 또는 세로 확장 시 셀 고정 범위 판단 기준을 명확히 명시하는 것이 중요하다고 덧붙였다.

상대 참조는 수식을 복사할 때 셀 주소가 자동으로 변경되는 기능으로, 반복적인 계산에 유용하다. 하지만 특정 값을 참조해야 하는 경우에는 절대 참조를 사용하지 않으면 잘못된 결과가 도출될 수 있다.

또한, 강사는 AI가 생성한 수식을 무비판적으로 사용하기보다는, 달러 기호의 위치와 참조 방식을 직접 확인하고 수정할 수 있는 능력이 중요하다고 강조했다. 이는 AI의 한계를 보완하고 수식의 정확성을 높이는 데 필수적인 과정이다.

이러한 절대/상대 참조 개념은 구글 시트뿐만 아니라 엑셀 등 다른 스프레드시트 프로그램에서도 동일하게 적용되므로, 기본기를 탄탄히 다지는 것이 곧 다양한 도구 활용 능력을 높이는 길이라고 설명했다.

기존의 열/행 숨기기 기능의 불편함을 해소하기 위해 '그룹화' 기능 사용이 제안되었다. 강사는 숨기기 대신 그룹을 사용하면 데이터를 더 편리하게 정리할 수 있다고 강조했다. 그룹화 단축키는 'Alt + Shift + 오른쪽 화살표'로 그룹을 적용하고, 'Alt + Shift + 왼쪽 화살표'로 해제할 수 있다. 이 기능을 통해 필요한 데이터를 깔끔하게 정리하면서도 언제든지 쉽게 확인할 수 있게 된다.

데이터가 추가될 때마다 순번이 자동으로 늘어나도록 하는 로직이 소개되었다. 이는 'SEQUENCE' 함수와 'COUNTA' 함수를 결합하여 구현할 수 있다. SEQUENCE 함수는 이름 그대로 순번을 생성하는 함수이며, 여기에 COUNTA 함수와 열린 범위(예: B:B)를 사용하여 데이터가 입력된 행의 개수만큼 순번이 자동으로 확장되도록 설정한다.

기존에는 데이터를 추가할 때마다 순번을 수동으로 입력하거나, 채우기 핸들을 사용하여 순번을 늘려야 하는 번거로움이 있었다. 이는 대량의 데이터를 다루거나 여러 명이 협업하는 환경에서 오류 발생 가능성을 높이고 작업 효율성을 저하시키는 요인이 되었다.

SEQUENCE와 COUNTA 함수를 활용한 자동 순번 생성 방식은 이러한 문제를 근본적으로 해결한다. 구분 셀(B열)에 데이터가 얼마나 추가되든 상관없이, 이 함수 조합은 모든 데이터의 개수를 정확히 세어 자동으로 순번을 부여한다.

이러한 동적 데이터 관리 방식은 구글 시트의 강력한 기능 중 하나로, 데이터베이스와 유사한 형태로 데이터를 유지하고 관리하는 데 매우 유용하다. 특히 데이터 입력 시 실수로 순번이 누락되거나 중복되는 것을 방지하여 데이터의 일관성을 높이는 데 크게 기여한다.

구글 시트의 강력한 실시간 협업 기능이 시연되었다. 공동 작업자가 특정 셀을 편집할 때마다 해당 셀 주변에 빨간색 테두리가 표시되어 누가 어떤 작업을 하고 있는지 실시간으로 확인할 수 있다. 또한, 작업자가 데이터를 변경하면 그 내용이 즉시 업데이트되어 모든 협업 참여자들이 최신 정보를 공유하게 된다. 시트 내 채팅 및 화상 회의 기능도 지원되어 원활한 소통을 돕는다.

강사는 우클릭 또는 단축키 'Ctrl+Alt+M'으로 댓글을 추가하고, 골뱅이(@) 멘션을 통해 특정 협업자를 언급할 수 있다고 설명했다. 댓글에 담당자를 할당하면 해당 담당자가 답변할 때까지 알림이 유지되어 작업 진행 상황을 효과적으로 관리할 수 있다.

이 기능은 단순히 메모를 남기는 것을 넘어, 특정 셀에 대한 논의를 집중시키고 책임 소재를 명확히 하는 데 도움을 준다. 예를 들어, 특정 데이터 값에 대한 질문이나 수정 요청이 있을 때 해당 셀에 직접 댓글을 달아 소통할 수 있다.

모든 댓글 보기를 통해 전체 시트의 작업 현황과 논의 내용을 한눈에 파악할 수 있어, 복잡한 프로젝트에서도 의사소통의 효율성을 높이고 중요한 피드백이 누락되지 않도록 방지한다.

구글 시트 협업 시 발생하는 필터 공유 문제가 지적되었다. 기본 필터를 사용할 경우 한 명의 사용자가 필터를 적용하면 다른 모든 공동 작업자들의 시트 화면도 동시에 변경되는 불편함이 발생한다. 이를 해결하기 위해 강사는 '필터 보기' 기능을 사용할 것을 제안했다. '새 필터 보기'를 생성하여 개인별 필터링 설정을 적용하면, 다른 사용자가 보는 데이터에는 아무런 영향을 미치지 않고 각자 독립적으로 데이터를 분석할 수 있다.

이는 여러 명의 팀원이 동일한 데이터를 기반으로 각기 다른 분석을 진행해야 할 때 필수적인 기능이다. 기본 필터는 실시간 협업의 장점을 오히려 방해하는 요소가 될 수 있으므로, 필터 보기 기능을 활용하여 각 사용자의 작업 환경을 보호하는 것이 중요하다.

'필터 보기'는 개인화된 데이터 탐색 환경을 제공하며, 팀 전체의 작업 효율성을 저해하지 않으면서도 개별적인 데이터 분석을 가능하게 한다. 이 기능은 특히 대규모 데이터 세트를 다루거나 복잡한 보고서를 작성할 때 유용하다.

구글 시트의 AI 기능인 Gemini를 유료 버전이 아닌 사용자도 무료로 사용할 수 있는 방법이 공개되었다. 강사는 '사전 체험(베타)' 프로그램을 통해 신청하면 무료로 Gemini 기능을 활성화할 수 있다고 밝혔다. 신청 후 구글 시트를 새로고침(F5)하면 기능이 적용되며, 이를 통해 AI의 도움을 받아 데이터를 분석하고 자동화할 수 있다.

이는 구글 워크스페이스 유료 구독자뿐만 아니라 일반 사용자들도 AI 기능을 경험하고 활용할 수 있도록 지원하는 정책이다. Gemini는 데이터 분석, 수식 생성, 데이터 정리 등 다양한 작업에 도움을 줄 수 있어 작업 효율성을 크게 높일 수 있다.

사전 체험 프로그램은 구글이 새로운 기능을 정식 출시하기 전 사용자들의 피드백을 받기 위해 운영되는 경우가 많다. 따라서 무료로 최신 AI 기술을 미리 경험할 수 있는 좋은 기회가 된다.

강사는 이 기능을 적극적으로 활용하여 구글 시트의 잠재력을 최대한 끌어올릴 것을 권장했다. 무료 사용자들에게도 강력한 AI 기능을 제공함으로써, 구글 시트의 활용 가치를 더욱 높이고 있다.

강사는 데이터 정리에서 '정리 제한 사항'을 클릭하여 권장 사항을 확인하고 적용함으로써 데이터 품질을 높일 수 있다고 설명했다.

'데이터' 메뉴에서 '열 통계'를 클릭하면 각 값들이 어떻게 분포되어 있는지 한눈에 파악할 수 있다. 특히 숫자 데이터의 경우 색상 스케일을 적용하여 분포의 밀도를 더욱 명확하게 시각화할 수 있다. 이 기능은 데이터 분석 초기 단계에서 전체적인 데이터의 경향성을 파악하는 데 매우 유용하다.

일반적으로 데이터의 분포를 확인하려면 복잡한 통계 함수를 사용하거나 차트를 직접 생성해야 하는 번거로움이 있었다. 그러나 '열 통계' 기능은 이러한 과정을 간소화하여 몇 번의 클릭만으로 핵심 정보를 얻을 수 있게 한다.

예를 들어, 판매량 데이터에서 어떤 제품의 판매가 가장 많은지, 또는 특정 기간 동안의 고객 연령대 분포가 어떻게 되는지 등을 직관적으로 파악할 수 있다. 이는 비즈니스 의사결정을 위한 인사이트를 빠르게 도출하는 데 큰 도움을 준다.

AI 함수의 한계점으로 실시간 자동 업데이트가 지원되지 않는다는 점이 지적되었다. 강사는 AI 함수가 Gemini를 기반으로 작동하기 때문에, 구글 서버에 대한 부하를 방지하기 위해 사용자가 한 번 선택한 후 '채우기(Drag & Drop)'를 실행해야만 동작한다고 설명했다. 이는 AI 함수가 데이터 입력 시 자동으로 결과를 반영하지 않으므로, 사용자의 수동 조작이 필요함을 의미한다.

따라서 무료 사용자들도 '프로' 체크박스를 선택하여 고급 AI 채팅 기능을 경험해 볼 것을 권장했다.

카카오 알림 서비스 이용 시 비용 발생 지점이 설명되었다. 본인에게 보내는 카카오 알림은 무료이지만, 다른 사람에게 문자를 보내는 '알림톡'을 사용할 경우에는 유료 서비스로 전환된다. 알림톡을 이용하기 위해서는 법인 또는 개인 사업자로 가입하고 기업용 채널을 개설해야 하며, 건당 약 9원의 비용이 발생한다. 이는 개인용 알림과 기업용 알림 서비스의 차이를 명확히 구분해야 함을 시사한다.